Polen: Alles wordt hier contractueel vastgelegd

Elro van den Burg geeft leiding aan de Netherlands Polish Chamber of Commerce (NPCC) in Warschau. In 1998 opgericht telt de organisatie inmiddels 220 leden. 70% van de leden bestaat uit Nederlandse ondernemers die actief zijn in Polen, 20% bestaat uit Poolse bedrijven die iets met Nederland doen en de overige 10% zijn Poolse dienstverleners die iets voor Nederlandse bedrijven kunnen betekenen. Elro van den Burg vertelt ons over succesvol zakendoen in Polen. 

succesvol zakendoen in Polen

“De Netherlands - Polish Chamber of Commerce (NPCC) is een actieve club”, aldus een enthousiaste Elro van den Burg. “We hebben zo’n 60 events per jaar op de rol staan, zoals netwerkbijeenkomsten, seminars over bijvoorbeeld Transport, HR, wetgeving in Polen, we doen aan matchmaking en recentelijk hebben we geholpen bij de begeleiding van de Nederlandse handelsmissie. Natuurlijk vieren we Koningsdag en Sinterklaas en dergelijke, maar we zijn er echt voor de business! We hebben een blad, een website en zijn goed ingevoerd in de do’s en don’ts van de Poolse markt. We willen echt een hub zijn voor Nederlanders die zakendoen in Polen en andersom. Naast Warschau hebben we afdelingen in Gdansk, Lódz Poznan en Nederland”.

Wat je als ondernemer zeker moet doen als je in contact treedt met Polen: “Neem de tijd om je (gespreks)partner beter te leren kennen. Je moet energie steken in zakelijke ontmoetingen, zorg voor een goede introductie. Polen zijn van nature onzeker, ook in de privésfeer, eerst aan elkaar snuffelen, elkaar face-to-face ontmoeten, dat werkt. Ook een paar woorden Pools doet wonderen. Je moet ook niet vergeten dat er een andere hiërarchie heerst dan bij ons. In Nederland zijn we veel directer, gaan collegialer en informeler met elkaar om. Bij ons noem je de baas bij zijn of haar voornaam. In Polen niet. Daar is de baas ook echt de baas, daar moet je dus niet mee spotten. Overigens is die baas wel benaderbaar, hij/zij wordt niet afgeschermd”.

Zaken doen in Polen is dan ook anders georganiseerd. Strakke afspraken, minder ruimte voor flexibiliteit. Elro van den Burg: “Dat is de volksaard. Als je deals wilt maken, alles gaat via een contract. De Polen zijn nogal wantrouwend van aard. Dus afspraken zijn rigide en gaan altijd op papier. Andere afspraken? Dan ook aangepast of nieuw contract! Dat is voor Nederlanders wel vaak even wennen. Je hebt ook pas een deal als er een getekend contract is en niet eerder. Dat kan soms best een tijd duren. Legal is dus een belangrijk onderdeel van het zakelijke proces, een goede advocaat is veel waard. Gelukkig kennen we er een aantal, dus dat helpt”.

Ontwikkelingen in Polen

Het land zit al een aantal jaren in de lift. Het telt 2 keer zoveel inwoners (38 miljoen) als ons land. “Markten groeien, het land ontwikkelt zich als een thuismarkt, meer luxeproducten en goederen, kant en klaar maaltijden, vakanties. De arbeidsmarkt ontwikkelt zich, de werkloosheid loopt terug. Polen zijn technisch, het was ooit een productieland, als verkopers zijn ze minder goed onderlegd. Daar komt die onzekerheid bovendrijven”.

Betekent dat dan dat er weinig lol te beleven valt met Poolse zakenlieden? “Welnee”, aldus Elro van den Burg, “hoewel de omgangsvormen best wel stevig kunnen zijn, staat hoffelijkheid hoog in het vaandel, respect voor oudere mensen, leer ze kennen, dan lopen ze echt die extra mile.  Je kunt ook flink ruzie met ze maken, maar als die voorbij is gaan ze rustig weer over tot de orde van de dag en zijn ze het snel weer vergeten. De mensen hier zijn hard van buiten en zacht van binnen”.

Polen is allang niet meer dat grauwe land van weleer, verre van, aldus Van den Burg, die er inmiddels al 15 jaar woont en werkt. “Door het EK Voetbal in 2012 (samen met Oekraïne) hebben de Polen meer zelfvertrouwen gekregen. Het is een modern land. Culinair Polen ontwikkelt zich enorm, lekker warm eten in de middag, Bigos (vlees met kool) en Flaki (Soep) zijn om te smullen. Voor zakendoen zijn de omstandigheden goed. Er zijn prima hotels, flexibele werkplekken en vergaderfaciliteiten en de winkelcentra in de steden zijn modern, Polen heeft echt een inhaalslag gemaakt”.