De grens over: ondernemen in Polen

Jesper van Dijk is manager Finance bij Green Partners B.V., het grootste bloemen verwerkings- en boekettenproductiebedrijf in Europa. In 2016 opende Green Partners B.V. een productielocatie in Wroclaw, Polen. Wij spraken Jesper over de eerste stappen in Polen, de uitdagingen en wat het internationaal ondernemen hem heeft gebracht.

Met 664.000 inwoners is Wroclaw de vierde stad van Polen. De stad ligt zo’n kleine 300 km van de City of Opportunity Warschau vandaan en is in 2016 uitgeroepen tot de Culturele hoofdstad van Europa. Door de eeuwen heen heeft Wroclaw zich op het kruispunt van verschillende staten en culturen bevonden, en dat is duidelijk zichtbaar in deze prachtige stad. Je vindt er gotische kerken, herenhuizen in Renaissancestijl, maar ook paleizen uit de barokperiode, en veel gezelligheid. Jesper: “Wroclaw is een typische studentenstad met ontzettend veel leuke kroegen en restaurants, waar je prima een gezellige avond kan doorbrengen met collega’s, maar waar je ook met een zakenrelatie een rustig diner kan doorbrengen.”

Maar naast cultuur en gezelligheid, is Wroclaw ook de locatie die Green Partners heeft uitgekozen om een nieuwe productielocatie te openen.

De eerste stap

Green Partners heeft te maken met een internationale klantenportefeuille, waaronder veel supermarktketens met winkellocaties door heel Europa. Om te kunnen beantwoorden aan de klanteneisen op het gebied van levertijd en kostprijs, was een nieuwe productielocatie noodzakelijk. Jesper: “de belangrijkste trigger om dichter bij de klanten te gaan zitten en een nieuwe locatie te openen was de kortere levertijd die de klanten eisen. In het begin was het idee erg breed, we hebben gekeken naar de locaties waar de vestigingen van onze klanten zitten en op basis daarvan verschillende landen in overweging genomen. Het zwaartepunt van onze klanten zit in Centraal-Europa, van Duitsland tot Roemenië. Na Oostenrijk, Tsjechië en Polen te hebben overwogen, hebben we besloten om een haalbaarheidsstudie uit te voeren voor Polen.”

Het bepalen van de locatie was goed te doen, echter lag de grootste uitdaging vooral in het betrekken van de juiste mensen bij het project. “Vaak is er sprake van vooroordelen over een dergelijk project, en dat beïnvloedt ook direct de input die je krijgt van collega’s. Mensen zijn terughoudend voor verandering. Een lastig proces waar je aan moet blijven werken. Wat ons hierin enorm heeft geholpen is het betrekken van de juiste collega’s in Nederland. Zo creëer je draagvlak voor je project, en worden mensen enthousiast.”

Plannen bijstellen

Nadat er besloten was om in Polen de nieuwe productielocatie te openen had Green Partners de ambitie om in het eerste kwartaal van 2016 de nieuwe locatie helemaal draaiende te hebben in Polen. Hoewel de locatie er was, liep het bedrijf tegen een onverwacht probleem aan. “We hebben de overdracht van productie vanuit Nederland naar Polen grotendeels conform de planning kunnen doen, maar de ontwikkeling op o.a. personeelsgebied ging uiteindelijk wel trager dan we hadden verwacht, door de bureaucratie op dit gebied.”

Om de productielocatie in Polen goed te laten draaien is er voor gekozen om ervaren Poolse medewerkers uit het Green Partners team in Nederland de dagelijkse operatie in Polen aan te sturen. Daarnaast zijn er 2 projectmanagers (waaronder Jesper) aangewezen om, om de beurt, iedere week in Polen aanwezig te zijn om de opstart en eerste productiemaanden aan te kunnen sturen. Het aanhouden van personeel in Polen bleek in het begin echter wat uitdagend te zijn.

“Het heeft even geduurd voordat we de behoeftes van het personeel in Polen goed genoeg kenden om de mensen zoveel mogelijk binnenboord te houden.”

“Het verloop van het personeel was in de eerste fase groot. Het heeft even geduurd voordat we de behoeftes van het personeel in Polen goed genoeg kenden om de mensen zoveel mogelijk binnenboord te houden. Door medewerkers tevredenheidsonderzoeken zijn we erachter gekomen dat vastigheid voor veel mensen daar heel belangrijk is, en daar werd veel naar gezocht. Wat onze medewerkers in Nederland of in Polen uit hun werk willen halen was een wezenlijk verschil. Uiteindelijk hadden we tegen het einde van 2016 een nieuwe productielocatie draaien die (bijna) helemaal zelfredzaam was. Op dit moment hebben we een goede Poolse locatiemanager kunnen aanstellen die de dagelijkse leiding in handen heeft. Daarnaast brengen onze directie en MT-leden regelmatig bezoeken aan de locatie om onze Poolse medewerkers betrokken te houden, en daar waar nodig nog de dagelijkse operatie bij te sturen.”

 Risico’s en kansen

De keuze maken om over de grens te gaan met je bedrijf brengt risico’s met zich mee. Hierin is het vinden van de juiste partners, kennis van de lokale wetgeving en de juiste inzichten hebben in de commerciële kansen essentieel voor het succes van je bedrijf. “Wij zijn in eerste instantie geholpen door onze partners op het gebied van transport en uitzendkrachten. De partijen die ons hielpen waren al actief in Polen of hadden zelf daar al een onderneming opgezet. De tips en ervaringen van deze partners waren voor ons vooral in het begin erg belangrijk. Later hebben we door het bezoeken van beurzen, waaronder de Flower Expo Warschau, ons eigen netwerk van dienstverleners kunnen opbouwen en uitbreiden.”

“Een instantie als NLinBusiness, die een lokaal netwerk heeft, kan enorm waardevol zijn.”

“Wij zijn veel tijd kwijt geweest aan het vinden van de juiste lokale partners, zo hadden we bijvoorbeeld op het gebied van Finance pas laat in het project een lokale adviseur gevonden, en hebben we in eerste instantie op dit gebied dus (te) veel zelf moeten uitvinden. Een instantie als NLinBusiness, die een lokaal netwerk heeft, kan hierbij dan enorm waardevol zijn.”

Ook op het gebied van lokale gebruiken van Poolse partners en de Poolse wetgeving liggen risico’s. En uiteraard zal er ook altijd op commercieel vlak een uitdaging liggen. “Als je nog niet over een lokale klantenportefeuille beschikt, is het altijd maar de vraag of het product zal aanslaan in de nieuwe markt. Als je wel over een dergelijk portefeuille beschikt is het gissen hoe de klant zal reageren op het verplaatsen van de aanleverlocatie. Om dit zo goed mogelijk af te dekken hebben wij onze klanten ver van te voren geïnformeerd en volledig meegenomen in het proces. Zo konden we hen geruststellen en verzekeren dat wij in staat zijn om minimaal dezelfde kwaliteit te leveren vanuit Polen als ze gewend zijn van ons vanuit Nederland.”

Laat de risico’s je vooral niet weerhouden van het internationaal ondernemen. Het brengt namelijk ook veel kansen met zich mee. Voor Green Partners waren de kansen groot omdat ze naast het aanboren van een nieuwe arbeidsmarkt ook kansen openden op commercieel vlak. “We hebben gemerkt dat veel supermarktketens het erg interessant vinden dat hun product ook echt in het eigen land wordt geproduceerd in plaats van door een partner uit het ‘verre’ Nederland.”

Learnings

Op de vraag wat zou je de volgende keer anders doen zegt Jesper: “Eerder lokale adviseurs in armen nemen en meer proberen de samenwerking op te zoeken met lokale (Nederlandse) ondernemers.” Dit is dan ook de belangrijkste tip die Jesper meegeeft voor ondernemers die de stap naar het internationaal ondernemen overwegen. “Zoek hulp! Er zijn al talloze ondernemers je voor zijn geweest, dus leer van die ervaringen en probeer niet zelf het wiel uit te vinden.”

Wat deze avontuur Jesper heeft verder gebracht? “Een enorme schat aan ervaring, vooral buiten mijn eigen vakdiscipline van Finance. Ik heb heel veel geleerd van ons eigen productieproces, wat ik normaal gesproken niet had geleerd als ik in mijn comfortzone van de Finance afdeling was blijven zitten. Daarnaast heb ik veel mooie contacten opgebouwd die ons bedrijf verder hebben geholpen.”

 Ook ondernemen in Polen?

Bij NLinBusiness helpen we jouw om de stap naar internationaal ondernemen zo makkelijk mogelijk te maken. In samenwerking met de Netherlands-Polish Chamber of Commerce (NPCC) zorgen wij voor een lokaal netwerk van dienstverleners in Polen, maar ook dat je altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen in het land en de cultuurverschillen. Benieuwd hoe we jou verder kunnen helpen? Neem contact op met onze experts op het gebied van Polen; Jeroen Haver (jeroen@nlinbusiness.com) of Annelot van Rigteren (annelot@nlinbusiness.com).

Naam bedrijf: Green Partners B.V.

Naam: Jesper van Dijk

Functie: Manager Finance

Type onderneming: Sierteeltsector, gericht op Retail, met name supermarktketens

Aantal medewerkers: 120, aangevuld met 150-250 variabele medewerkers (uitzendkrachten)

Exportlanden: Grootste gedeelte van Europa, waarbij Duitsland, Frankrijk & Verenigd Koninkrijk belangrijkste markten zijn.

Wat is je belangrijkste karaktertrek die geholpen heeft in internationaal zakendoen? Doorzettingsvermogen en geduld. De bureaucratie die in Polen overheerst, zorgt ervoor dat je de tijd moet nemen voor veel overheidszaken (BTW-verplichtingen, juridische zaken). Hier kan je af en toe moedeloos van worden, maar met genoeg doorzettingsvermogen en de juiste contacten kom je uiteindelijk wel bij het beoogde doel.